La gestion des tâches dans beaucoup de PME, c'est encore un mélange de courriels transférés avec « peux-tu t'en occuper? », de listes Excel qui ne sont jamais à jour, et de post-its qui tombent derrière l'écran.
Certaines équipes ont adopté Trello. Ça fonctionne bien, jusqu'au jour où on réalise que le plan gratuit est limité à 10 tableaux, que les pièces jointes ne peuvent pas dépasser 10 Mo, et que la version payante coûte entre 5 et 10 $ US par personne par mois. Pour une équipe de 15 personnes, ça représente entre 1 000 et 2 000 $ US par an. Pour des cartes Kanban.
Si votre organisation utilise déjà Nextcloud, il y a une application intégrée qui fait exactement ça. Sans frais supplémentaires, sans compte externe, et sans que vos données de projet transitent par des serveurs américains.
C'est quoi, Nextcloud Deck?
Deck est une application Kanban intégrée à Nextcloud. On crée des tableaux (boards), on définit des colonnes (listes), et on y place des cartes qui représentent des tâches ou des éléments à suivre. C'est le même principe que Trello, Planka ou un tableau physique avec des post-its : on fait glisser les cartes de gauche à droite au fur et à mesure que le travail avance.
L'application est disponible gratuitement dans le Nextcloud App Store et s'active en un clic depuis le panneau d'administration. Elle fait partie de la suite Groupware de Nextcloud, au même titre que le calendrier et les contacts.
Ce qui distingue Deck, c'est son intégration native avec le reste de l'écosystème Nextcloud. Ce n'est pas un outil isolé : c'est un module qui vit dans le même environnement que vos fichiers, votre calendrier et vos conversations.
Ce qu'on peut faire avec une carte
Une carte Deck, c'est plus qu'un post-it numérique. Voici ce qu'on peut y mettre :
Description en Markdown : du texte riche avec titres, listes, liens, et même du code. Assez pour documenter une tâche sans avoir à ouvrir un autre document.
Échéance : une date limite qui apparaît directement dans le calendrier Nextcloud de la personne assignée. Plus besoin de créer un rappel séparé.
Assignation : on assigne la carte à un ou plusieurs membres du tableau. Chacun voit ses cartes dans son fil d'activité Nextcloud.
Étiquettes colorées : pour catégoriser (priorité, type de tâche, département). Un coup d'œil au tableau et on voit la répartition.
Listes de contrôle : des cases à cocher directement dans la carte. Pratique pour les tâches avec plusieurs étapes.
Pièces jointes : on peut attacher des fichiers directement depuis Nextcloud. Pas de limite artificielle de taille : c'est votre serveur, ce sont vos règles.
Commentaires : un fil de discussion intégré dans chaque carte. L'historique reste attaché à la tâche, pas perdu dans une chaîne de courriels.
L'intégration qui change tout
Le vrai atout de Deck, ce n'est pas le Kanban lui-même : c'est le fait que tout est connecté au reste de Nextcloud. Concrètement :
Calendrier : les échéances des cartes apparaissent automatiquement dans l'agenda Nextcloud. Si vous synchronisez votre calendrier sur votre téléphone (via CalDAV), vos tâches Deck y apparaissent aussi. Pas de double saisie.
Fichiers : on attache un fichier Nextcloud à une carte en deux clics. Le fichier reste à sa place dans l'arborescence, mais il est aussi accessible directement depuis la tâche. Quand quelqu'un met à jour le fichier, la carte pointe toujours vers la dernière version.
Nextcloud Talk : depuis une conversation Talk, on peut transformer un message en carte Deck. L'idée discutée en réunion devient une tâche concrète en un clic, assignée à la bonne personne, avec une échéance.
Flux d'activité : toutes les modifications sur les cartes apparaissent dans le fil d'activité. On voit qui a fait quoi, quand, sans aller fouiller dans chaque tableau.
API REST : pour les équipes plus techniques, Deck expose une API complète. On peut créer des cartes automatiquement depuis un formulaire, un script ou un outil d'automatisation comme n8n.
C'est cette intégration qui fait la différence avec un outil externe. Avec Trello, vos tâches vivent dans un silo. Avec Deck, elles font partie du même environnement que vos fichiers et votre calendrier.
Ce que ça remplace
Deck ne prétend pas remplacer un logiciel de gestion de projet complet comme Odoo Projets ou Microsoft Project. Ce n'est pas un diagramme de Gantt ni un outil de gestion des ressources. Mais pour les usages les plus courants en PME, ça couvre le besoin :
| Usage actuel | Avec Deck |
|---|---|
| Liste de tâches dans un fichier Excel partagé | Tableau Kanban avec colonnes, assignations et échéances |
| Post-its sur un mur ou un écran | Cartes numériques accessibles de partout, même sur mobile |
| Courriels « peux-tu t'en occuper? » | Carte assignée avec commentaires et suivi intégré |
| Trello (plan gratuit ou Standard) | Même principe Kanban, sans limites artificielles, données chez vous |
| Tableau blanc avec aimants colorés | Étiquettes, filtres, historique des modifications |
La comparaison avec Trello
Trello reste un excellent outil, il faut le reconnaître. L'interface est plus léchée, les Power-Ups offrent des intégrations avec des dizaines de services, et l'expérience mobile est supérieure. Mais quand on compare en tenant compte du contexte d'une PME québécoise :
| Critère | Nextcloud Deck | Trello |
|---|---|---|
| Coût | Inclus dans Nextcloud (0 $) | Gratuit limité / 5-10 $ US par utilisateur par mois |
| Hébergement | Auto-hébergé (Québec) | Cloud Atlassian (USA) |
| Limite de tableaux | Illimitée | 10 en gratuit, illimité en payant |
| Pièces jointes | Fichiers Nextcloud (pas de limite artificielle) | 10 Mo en gratuit, 250 Mo en payant |
| Intégration calendrier | Native (CalDAV) | Power-Up requis |
| Intégration fichiers | Native (même plateforme) | Via Google Drive / Dropbox |
| Interface | Fonctionnelle, sobre | Polie, intuitive |
| Vues avancées (Gantt, Timeline) | Non | Premium seulement (10 $ US/mois) |
| Souveraineté des données | Totale | Non |
| Code source | Ouvert (AGPL-3.0) | Fermé |
Note sur les prix Trello : le plan Standard coûte 5 $ US/utilisateur/mois et le plan Premium 10 $ US/utilisateur/mois (facturation annuelle, mars 2026). Le plan gratuit est limité à 10 tableaux, 10 utilisateurs et 10 Mo par pièce jointe.
Exemples concrets d'utilisation
Pour rendre ça tangible, voici quelques tableaux qu'on voit régulièrement chez nos clients :
Gestion des demandes internes. Un tableau « Demandes TI » avec les colonnes : Nouvelle demande, En attente, En cours, Terminé. Chaque employé peut créer une carte pour signaler un problème ou demander un accès. L'équipe TI trie et priorise sans perdre de courriels.
Suivi de projet. Un tableau par projet avec les colonnes adaptées au flux de travail de l'équipe. L'avancement est visible en un coup d'œil, les fichiers liés sont attachés aux cartes, et les échéances apparaissent dans le calendrier de chacun.
Onboarding d'un nouvel employé. Un modèle de tableau avec toutes les étapes : créer les comptes, configurer le poste, planifier les formations, remettre le matériel. On duplique le tableau pour chaque arrivée, on assigne les responsables, et rien ne tombe entre les craques.
Planification éditoriale. Pour les équipes qui produisent du contenu (blogue, infolettre, réseaux sociaux) : un tableau avec Idée, Rédaction, Révision, Publié. Les fichiers brouillons sont attachés directement depuis Nextcloud.
Ce que Deck fait moins bien
La transparence, c'est important. Voici les limites à connaître :
L'interface est fonctionnelle, pas spectaculaire. Trello a investi des années dans son expérience utilisateur. Deck fait le travail, mais le glisser-déposer est parfois moins fluide, et l'interface mobile n'est pas aussi aboutie.
Pas de vues avancées. Pas de vue Timeline, pas de Gantt, pas de Dashboard. C'est du Kanban pur. Si votre équipe a besoin de visualiser des dépendances entre tâches ou de planifier des ressources, il faudra un outil de gestion de projet plus complet.
Les performances se dégradent avec beaucoup de cartes. Pour un tableau avec 20 à 50 cartes actives, c'est très correct. Mais si vous accumulez des centaines de cartes sur un même tableau sans archiver, ça peut ralentir. La bonne pratique : archiver régulièrement les cartes terminées.
Pas de Power-Ups ni d'écosystème d'extensions. Trello a des centaines de Power-Ups pour connecter des outils externes. Deck s'intègre à l'écosystème Nextcloud, mais pas au-delà (sauf via l'API). C'est suffisant pour la plupart des PME, mais les équipes très outillées pourraient trouver ça limitant.
L'application mobile passe par Nextcloud. Il n'y a pas d'application Deck autonome sur mobile. On accède à Deck via l'application Nextcloud ou le navigateur. Ça fonctionne, mais c'est moins pratique qu'une app dédiée.
Notre recommandation pour adopter Deck dans votre équipe :
- Commencez par un seul tableau pour un besoin concret (ex. : demandes TI ou suivi d'un projet en cours)
- Limitez-vous à 4-5 colonnes maximum au départ : la simplicité favorise l'adoption
- Activez l'intégration calendrier pour que les échéances apparaissent sur les téléphones
- Archivez les cartes terminées chaque semaine pour garder le tableau lisible
Chez Blue Fox
Chez Blue Fox, on inclut Deck dans tous nos déploiements Nextcloud. C'est une application que nos clients découvrent souvent après avoir adopté le partage de fichiers et le calendrier, et qui finit par devenir un outil quotidien pour beaucoup d'équipes.
On ne prétend pas que Deck remplace un outil de gestion de projet d'entreprise. Pour les organisations qui ont besoin de planification avancée, de suivi des heures ou de facturation intégrée, il existe des solutions plus adaptées. Mais pour coordonner le travail d'une équipe de 5 à 30 personnes avec un outil simple, visuel et déjà inclus dans votre infrastructure : c'est exactement ce qu'il faut.
Le meilleur outil de gestion de tâches, c'est celui que l'équipe utilise vraiment. Et un outil intégré à l'environnement quotidien a beaucoup plus de chances d'être adopté qu'un énième service externe avec un autre mot de passe à retenir.
Votre Nextcloud est déjà en place mais Deck n'est pas activé? On peut l'activer et configurer vos premiers tableaux en moins d'une heure.
Vos tâches d'équipe vivent encore dans des courriels et des fichiers Excel? Parlons de votre gestion de tâches.
Sources
Nextcloud Deck : page officielle sur le App Store
Nextcloud Deck : documentation officielle et API REST
Nextcloud Deck : dépôt GitHub (AGPL-3.0)