Feuilles de temps et projets dans Odoo Community : en finir avec le fichier Excel

Le fichier qu'on se partage tous

Un classeur Excel sur SharePoint ou Google Drive. Un onglet par employé, des colonnes par projet, des formules qui se cassent quand quelqu'un insère une ligne au mauvais endroit. Le 1er du mois, on court après trois personnes pour qu'elles remplissent leur fin de mois avant que la facturation parte.

Le problème, ce n'est pas Excel. C'est que les heures vivent dans un fichier et les projets vivent ailleurs. Impossible de savoir en milieu de mandat où on en est. Impossible de voir un dépassement avant qu'il soit consommé. La comparaison planifié vs réel se fait à la main, dans un onglet à part, quand on a deux secondes.

Odoo recolle les morceaux en plaçant les feuilles de temps sur les tâches elles-mêmes. Mêmes données, même endroit. Voici ce que ça change concrètement.

Comment ça se passe au quotidien

On crée un projet. On y met des tâches en kanban (À faire, En cours, Terminé). Sur chaque tâche, on fixe les heures planifiées avant de la lancer : c'est le budget par livrable. On assigne la tâche à quelqu'un, avec une priorité, une échéance, des étiquettes au besoin.

Quand l'employé travaille, il ouvre la tâche, descend dans l'onglet Feuilles de temps et entre une ligne : 2 heures, mardi, « rédaction du devis ». La ligne s'ajoute au cumul du projet, la barre de progression de la tâche change de couleur si on dépasse, le total au niveau du projet se met à jour tout seul.

C'est fonctionnel, mais ouvrir la tâche pour saisir 15 minutes, c'est lourd. La grille hebdomadaire d'Enterprise (projets en lignes, jours en colonnes, on remplit la semaine comme un agenda) est nettement plus rapide. Le chronomètre intégré aussi : un clic pour démarrer, un clic pour arrêter. Et l'approbation : le gestionnaire valide la semaine de son équipe avant que ça parte en facturation.

L'OCA remet ces trois pièces avec le module hr_timesheet_sheet. Ce n'est pas calqué pixel par pixel sur Enterprise, mais la grille y est, le workflow soumission/approbation aussi. Pour la majorité des PME de services, c'est ce qui compte.

Voir le dérapage avant qu'il coûte

C'est ici qu'Odoo gagne sur Excel. Sur chaque tâche, les heures allouées et les heures réelles sont côte à côte, en permanence. Au niveau du projet, on voit le cumul instantanément : total planifié, total saisi, pourcentage de consommation.

Un mandat budgété à 60 heures qui en a déjà consommé 55 alors qu'il reste deux livrables, ça se voit avant que la facture parte au client. On peut appeler avant. Renégocier avant. Ou rentrer dans le rouge en connaissance de cause, pas en post-mortem.

De la feuille de temps à la facture

Un produit de type « service basé sur les feuilles de temps » lié à une commande client : chaque heure saisie sur le projet devient facturable. Trois modes selon le type de mandat.

Prix fixe pour les forfaits : la facture est connue d'avance, les heures servent au suivi interne. Temps et matériel pour la régie : chaque heure rentre dans la prochaine facture au taux convenu. Jalons pour les projets longs : la facture se déclenche à l'atteinte d'étapes définies, les feuilles de temps documentent l'effort en arrière-plan.

Au moment de facturer, on choisit la période, Odoo additionne, la facture brouillon est prête. Plus de transposition manuelle entre le fichier d'heures et le système de facturation.

Community ou Enterprise : où la ligne se trace

Pour clarifier ce qui est natif, ce qui passe par l'OCA et ce qui demande Enterprise :

Pour une PME de 5 à 50 personnes qui sort d'Excel, Community avec les bons modules OCA couvre l'essentiel. Les fonctionnalités Enterprise deviennent intéressantes quand on jongle avec des dizaines de ressources sur des projets imbriqués. Avant ça, c'est de la complexité qui n'apporte rien.

Ce qu'Odoo ne règlera pas pour vous

La discipline de saisie. Aucun outil ne saisit les heures à la place des employés. Odoo rend le geste plus rapide qu'Excel, c'est tout. Si la culture de saisie quotidienne n'est pas là, le chronomètre d'Enterprise n'y changera rien non plus.

La maintenance des modules OCA. Ils sont maintenus par la communauté, pas par Odoo SA. À chaque montée de version, il faut vérifier que les modules qu'on utilise ont été portés. C'est faisable, c'est notre quotidien, mais ça demande un intégrateur qui suit l'écosystème. Pratiquement : si vous voulez sauter sur la toute dernière version d'Odoo dès sa sortie, vérifiez d'abord si hr_timesheet_sheet y est déjà disponible. Sinon, on reste sur la version stable précédente le temps que la communauté rattrape.

La rentabilité financière complète. Odoo affiche les heures consommées vs planifiées. Le vrai P&L par projet (revenus moins salaires chargés, frais généraux alloués) demande une configuration analytique plus poussée. Ce n'est pas plug-and-play.

Le lien avec les dépenses. Si vos mandats ont des frais en plus du temps, le module Dépenses s'accroche au même projet et donne le portrait coût complet.

Chez Blue Fox

On déploie Odoo Community avec les modules OCA qu'il faut, hébergé au Québec sur des serveurs sous votre contrôle. Pas de licence par utilisateur, code et données chez vous.

Concrètement pour les feuilles de temps : on installe les modules, on les branche sur vos projets et votre facturation, on forme l'équipe à la saisie quotidienne. C'est cette dernière étape qui fait ou défait le déploiement, plus que la techno. Si plus tard vos besoins évoluent vers de la planification de ressources avancée, on regarde ensemble si un module OCA suffit ou si Enterprise devient le bon move.

Sources

• Documentation officielle Odoo : Feuilles de temps
• Documentation officielle Odoo : Projets
• Odoo Timesheets : page des fonctionnalités
• Odoo Project : page des fonctionnalités
• Comparaison des éditions Odoo
• Facturation basée sur le temps et matériel : documentation Odoo
• OCA Timesheet modules (GitHub)
• OCA hr_timesheet_sheet