TL;DR : deux organigrammes répondent à deux questions différentes, et un seul outil ne dessine pas les deux. Qui relève de qui est un arbre : une personne, un supérieur, l'information dans la boîte. Qui détient quoi est un graphe : une société, plusieurs détenteurs, un pourcentage écrit sur chaque lien. Depuis le 31 mars 2023, la plupart des entreprises immatriculées au Québec doivent déclarer leurs bénéficiaires ultimes au Registraire, détention indirecte comprise, et Ottawa publie une partie de son registre depuis le 22 janvier 2024. Odoo Community dessine déjà vos employés, mais ni votre carnet d'adresses ni votre structure de détention. On a écrit les deux organigrammes qui manquaient, et ils lisent les fiches que vous tenez déjà.
Dans cet article
- Deux organigrammes qu'on confond tout le temps : l'un est un arbre avec l'information dans la boîte, l'autre un graphe avec le pourcentage sur le lien.
- Depuis 2023, savoir qui détient quoi n'est plus une affaire interne : seuil de 25 %, détention indirecte comprise, et l'obligation de prendre tous les moyens qui s'imposent.
- L'autre organigramme décide de votre relève : 39 % des propriétaires citent leur propre indispensabilité comme obstacle, et 9 % seulement ont un plan écrit.
- Le fichier a un défaut, il ne sait pas qui est parti : la diapositive duplique le carnet d'adresses, et deux sources qui se contredisent n'en valent aucune.
- Ce qu'Odoo dessine déjà, et où il s'arrête : hr_org_chart est dans Community et dessine vos employés, mais la vue hiérarchique ne suit qu'un seul parent.
- Deux organigrammes tirés du carnet d'adresses : un champ Supérieur sur la fiche, un lien de détention daté et sourcé, et un PDF vectoriel.
- Ce que ça ne règle pas : ni registre des valeurs mobilières ni déclaration au Registraire, et la saisie reste manuelle.
- Par où commencer : une société à la fois, les personnes avant la détention, et l'écart entre le total et vos souvenirs.
- Chez Blue Fox : trois modules publiés sur GitHub en BUSL-1.1, dans Symbifox, sur Odoo Community hébergé au Québec.
La déclaration de mise à jour annuelle réclame, depuis 2023, le nom de chaque bénéficiaire ultime de l'entreprise, la date à laquelle il l'est devenu et le pourcentage sur lequel il s'appuie. Pour une société à deux actionnaires, ça se répond de mémoire. Pour un groupe où une société de gestion détient 60 % de l'exploitante, où une fiducie familiale porte le reste en catégorie B sans droit de vote, et où l'immeuble appartient à une société en commandite détenue par les deux, la mémoire devient une source risquée.
La réponse existe pourtant quelque part. Dans un fichier PowerPoint refait pour une rencontre bancaire il y a trois ans. Dans la tête du comptable. Dans un chiffrier dont la dernière modification porte le nom de quelqu'un qui a quitté l'entreprise. Et ce n'est même pas le même problème que l'autre organigramme, celui des personnes, affiché dans le corridor et périmé depuis la réorganisation du printemps.
Deux organigrammes qu'on confond tout le temps
Les deux portent le même nom et se dessinent tous les deux avec des boîtes et des traits. La ressemblance s'arrête là.
L'organigramme des personnes est un arbre. Chacun a un supérieur, un seul, et tout ce qui compte se lit dans la boîte : le nom, la fonction, l'employeur. Le dessin se replie et se déplie par niveaux, et le trait ne sert qu'à dire « au-dessus de ».
L'organigramme de détention n'est pas un arbre. Une société a plusieurs détenteurs, chacun pour une part. Et le fait essentiel ne se trouve dans aucune des deux boîtes : il est écrit sur le lien. Deux actionnaires à 50-50 et deux actionnaires à 99-1 donnent exactement les mêmes boîtes. Ce qui distingue les deux situations vit sur les flèches. Ajoutez qu'une détention se croise (la société A détient B, B détient C, et A détient aussi C directement) et qu'elle saute des niveaux, et vous avez une forme qu'un arbre ne sait pas représenter.
Un outil conçu pour replier un arbre ne dessine donc pas un graphe. Ce n'est pas une fonctionnalité qui manque, c'est une question de forme.
Depuis 2023, savoir qui détient quoi n'est plus une affaire interne
La Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises, sanctionnée le 8 juin 2021, a modifié la Loi sur la publicité légale des entreprises. Depuis le 31 mars 2023, la plupart des entreprises tenues de s'immatriculer au Québec doivent déclarer leurs bénéficiaires ultimes au Registraire : les personnes morales de droit privé à but lucratif, les sociétés de personnes, les personnes physiques qui exploitent une entreprise individuelle et les fiducies à caractère commercial. Sont dispensés les organismes sans but lucratif, les personnes morales de droit public, les émetteurs assujettis, les institutions financières visées, les associations au sens du Code civil et, par règlement, les syndicats de copropriété.
Le seuil est de 25 % ou plus des droits de vote, ou de 25 % ou plus de la juste valeur marchande des actions. Détenus ou contrôlés, directement ou indirectement. S'y ajoutent les ententes par lesquelles plusieurs personnes conviennent d'exercer leurs droits de vote ensemble et franchissent le seuil à elles toutes, ainsi que le contrôle de fait, qui ne se lit sur aucun certificat d'actions.
Pour chaque bénéficiaire ultime, l'entreprise déclare la condition qui le rend bénéficiaire, le pourcentage le cas échéant, et la date à laquelle il l'est devenu ou a cessé de l'être. Ces trois renseignements sont consultables au registre par n'importe qui.
Le passage qui mérite votre attention n'est pas le seuil, c'est la norme d'effort. Le guide du Registraire l'écrit sans détour : l'entreprise doit « faire plus que prendre les moyens raisonnables », elle doit « prendre tous les moyens qui s'imposent » pour retracer et identifier ses bénéficiaires ultimes, au terme d'une « analyse juridique, documentaire et factuelle ». Traduction pratique : « on ne le savait pas » n'est pas une réponse, et une liste des actionnaires directs n'est pas une analyse.
Du côté fédéral, les sociétés régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions tiennent un registre des particuliers ayant un contrôle important. Depuis le 22 janvier 2024, ces renseignements se déposent auprès de Corporations Canada et une partie devient publique. La mise à jour se fait au moins une fois l'an, avec le rapport annuel, et dans les 15 jours suivant le moment où la société apprend un changement. Le seuil est le même qu'au Québec : 25 %, ou le contrôle de fait.
Quinze jours, c'est court pour une information qui vit dans une diapositive.
L'autre organigramme décide de votre relève
En janvier 2023, la Fédération canadienne de l'entreprise indépendante publiait les résultats d'un sondage mené auprès de 2 479 propriétaires d'entreprise canadiens, entre juin et août 2022. Trois chiffres méritent d'être lus ensemble.
Le premier : 76 % des propriétaires comptent quitter leur entreprise dans les dix prochaines années, ce qui représente plus de 2 000 milliards de dollars d'actifs commerciaux qui changeront de main. Le deuxième : 9 % ont un plan de relève formel écrit, 45 % un plan informel, et 46 % n'ont aucun plan. Le troisième est celui qui nous intéresse ici : parmi les obstacles à la planification, 39 % des propriétaires citent le fait que l'entreprise dépende trop de leur participation active, et 36 % que sa gestion leur prenne tout leur temps.
Ces deux derniers ne sont pas des états d'âme, ce sont des structures. Une entreprise qui dépend trop de son propriétaire, ça se voit sur un dessin : toutes les flèches montent vers une seule boîte, et aucune ne s'arrête à mi-chemin. L'acheteur potentiel le voit aussi, au premier coup d'œil, et c'est précisément ce qui pèse sur le prix qu'il offrira. Dessiner la chaîne de commande ne règle pas la dépendance, mais c'est le seul moyen de la regarder en face avant que quelqu'un d'autre ne la remarque à votre place.
Le même dessin sert les jours ordinaires. Qui décide pendant les trois semaines de vacances du directeur de l'exploitation? Qui signe si la contrôleuse tombe en arrêt de travail? On a déjà écrit sur le transfert des accès en cas d'inaptitude ou de décès. L'organigramme est la version organisationnelle de la même question.
Le fichier a un défaut, il ne sait pas qui est parti
Draw.io, Visio, une diapositive : ce sont de bons outils de dessin, et on a déjà dit tout le bien qu'on pense de Draw.io. Un dessin reste un dessin. Il ne sait pas que la directrice de l'administration est partie en mars, que son poste a été scindé en deux, ni qu'un nouvel actionnaire est entré au capital en juillet. Il ne se trompe pas : il ignore. Et personne ne s'en aperçoit en le regardant, parce qu'un organigramme périmé ressemble exactement à un organigramme à jour.
Le second défaut est plus discret : la duplication. Le nom, la fonction et l'employeur sont déjà saisis dans votre carnet d'adresses. Les retaper dans une diapositive crée une deuxième source de vérité, et le jour où les deux sources se contredisent, on ne croit plus ni l'une ni l'autre.
Ce qu'Odoo dessine déjà, et où il s'arrête
Odoo ne part pas de zéro. Le module hr_org_chart est publié sous licence LGPL-3, donc il fait partie de l'édition Community, et il s'installe tout seul avec l'application Employés. Il affiche le supérieur, le supérieur du supérieur et les subordonnés directs sur la fiche d'un employé, plus une entrée Organigramme dans le menu Employés de l'application. Si votre besoin se limite à dessiner votre propre équipe et qu'elle est déjà saisie comme employés, il n'y a rien à ajouter et rien à acheter. C'est un des endroits où la différence entre Community et Enterprise ne joue pas.
Deux murs apparaissent dès qu'on sort de ce cadre.
Le premier tient en un mot : employés. Les personnes qu'un mandat demande de cartographier sont souvent celles d'ailleurs. L'équipe de direction d'un client, le conseil d'administration d'un organisme, la structure d'un fournisseur, les administrateurs d'un groupe qu'on évalue. Ces gens-là vivent dans le carnet d'adresses, pas dans le module de paie, et ils n'ont aucune raison d'y entrer.
Le second mur est celui de la forme. La vue hiérarchique d'Odoo suit un seul lien de parenté replié sur lui-même : chaque boîte a un parent, un seul. C'est exactement ce qu'il faut pour un arbre et exactement ce qui ne marche pas pour la détention, où le pourcentage vit sur le lien et où une société a plusieurs parents. Il n'y a pas de réglage à trouver, ni de configuration à fouiller.
Deux organigrammes tirés du carnet d'adresses
On a écrit trois modules : un moteur de dessin, et deux organigrammes qui s'appuient dessus.
Le moteur calcule la géométrie une fois et la rend de deux façons, à l'écran et en PDF vectoriel aux couleurs de votre marque. Le texte y reste sélectionnable et chaque boîte renvoie à sa fiche. Une géométrie, deux rendus : le document que vous remettez au client est le dessin que vous regardez, pas une capture d'écran agrandie.
L'organigramme des personnes ajoute un champ « Supérieur » sur la fiche d'un contact. Pourquoi un nouveau champ, alors qu'Odoo sait déjà rattacher un contact à une entreprise? Parce que ce rattachement dit où la personne travaille, et rien d'autre. Le détourner pour signifier « relève de » a un effet que rien n'annonce : Odoo recopie alors l'adresse du parent sur la fiche de l'enfant, en silence. Travailler quelque part et relever de quelqu'un sont deux faits distincts, et ils méritent deux champs.
L'organigramme de détention, lui, ajoute un lien entre un détenteur et une société détenue. Ce lien porte le pourcentage, la catégorie d'actions, le droit de vote, une date d'effet, une date de fin et la source du renseignement : registre public, déclaration du client, convention entre actionnaires, ou estimation à valider.
Ces trois-là ne sont pas de la décoration. La date d'effet, parce qu'une convention signée aujourd'hui pour janvier prochain se saisit aujourd'hui et ne compte qu'à partir de sa date. Une part remplacée se ferme avec une date de fin plutôt que de s'empiler : deux lignes ouvertes pour le même couple donneraient un total au-dessus de cent sur une structure parfaitement correcte. La source, parce que la loi vous demande de déclarer la condition et pas seulement le nom. « Estimation à valider » existe exactement pour saisir ce que vous croyez savoir sans lui donner plus de poids qu'il n'en a. Le droit de vote, parce que 40 % sans droit de vote et 40 % votantes ne donnent pas le même bénéficiaire ultime.
L'écran fait le total et le dit : structure complète, structure partielle, ou total au-dessus de cent. Un total partiel n'est pas une erreur. C'est le cas normal d'un dossier en cours, et refuser d'enregistrer 60 % tant qu'on ignore les 40 autres reviendrait à n'enregistrer rien du tout.
Ce que ça ne règle pas
Un organigramme de détention n'est pas un registre des valeurs mobilières, ni un livre des minutes, ni une preuve. C'est ce que vous savez, avec la source derrière chaque morceau, et le pied de page de chaque sortie le dit.
Il ne produit pas non plus votre déclaration au Registraire, ni votre registre des particuliers ayant un contrôle important. Il vous donne la matière pour les préparer et pour les défendre, ce qui n'est pas rien face à une norme qui exige « tous les moyens qui s'imposent ». La déclaration reste votre geste, et votre notaire reste votre notaire.
La saisie est manuelle. Aucune passerelle ne lit les conventions entre actionnaires à votre place, chez nous comme ailleurs.
Un dessin a une limite de lisibilité. Passé quelques centaines de boîtes, on refuse de produire la page plutôt que de sortir une affiche que personne ne peut lire, et on vous invite à repartir d'une filiale.
Enfin, la discipline reste humaine. Quelqu'un doit fermer la ligne le jour où une part change de main, et cocher le nouveau supérieur le jour où le poste bouge. L'outil rend le geste possible, rapide et visible. Il ne le pose pas à votre place.
Une structure de groupe se documente rarement toute seule un mardi après-midi. Si la vôtre vit dans un fichier que personne n'ose ouvrir, on peut la reprendre avec vous et la déposer dans votre ERP : nos modules Odoo sont conçus pour que la donnée n'ait qu'un seul domicile.
Par où commencer
Ce qu'on suggère à une PME qui part de zéro, dans cet ordre :
- Une seule société pour commencer, pas le groupe au complet.
- Les personnes d'abord : trois ou quatre fiches, le champ « Supérieur », rien de plus.
- La détention ensuite : une ligne par détenteur, avec sa date d'effet et sa source.
- Comparez le total obtenu au capital que vous croyiez connaître. L'écart est l'information.
- Sortez le PDF et faites-le relire par votre comptable ou votre notaire, avant la prochaine déclaration.
Cette séquence tient en une heure pour une société simple et en une demi-journée pour un groupe de cinq entités. Le point de bascule n'est pas la saisie, c'est l'étape 4 : c'est là que les structures approximatives se révèlent, et c'est beaucoup plus confortable de le découvrir dans son propre bureau qu'au téléphone avec un vérificateur.
Chez Blue Fox
On déploie Odoo Community, hébergé au Québec, et on écrit ce qui manque plutôt que de demander une licence pour l'obtenir. Les trois modules d'organigrammes sont publiés sur GitHub sous licence BUSL-1.1 : le code est lisible, auditable, et vous pouvez l'exécuter. Ils font partie de Symbifox, notre assemblage d'Odoo Community pour les PME et les organismes du Québec.
Si vous en êtes à chercher qui détient quoi dans un fichier que plus personne n'ose ouvrir, parlons de votre structure. On commence par regarder ce que vous avez avant de parler de logiciel.
Sources
- FCEI, Relève des entreprises au Canada (janvier 2023) : sondage mené auprès de 2 479 propriétaires entre juin et août 2022, marge d'erreur de plus ou moins 2 %, 19 fois sur 20. Source des chiffres de 76 %, 9 %, 46 %, 39 % et 36 %.
- Registraire des entreprises du Québec, Comment identifier un bénéficiaire ultime? (PDF) : la définition, le seuil de 25 %, les quatre conditions et la norme des « moyens qui s'imposent ».
- Québec.ca, entreprises qui doivent déclarer un bénéficiaire ultime : qui est visé, qui est dispensé et à quel moment la déclaration se produit.
- Corporations Canada, particuliers ayant un contrôle important : le registre fédéral, le dépôt public depuis le 22 janvier 2024 et le délai de 15 jours.
- Odoo, manifeste du module
hr_org_chart(branche 18.0) : licence LGPL-3 et installation automatique avec l'application Employés. - Symbifox, dépôt public des modules Odoo : le code des trois modules d'organigrammes et leur licence.