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Recruter dans Odoo avec le cahier d'entrevues

La grille, le panel à l'aveugle et le dossier que le candidat peut lire

TL;DR : le recrutement d'Odoo Community suit très bien le pipeline, et s'arrête pile avant l'évaluation. On a écrit ce qui manquait : des grilles d'entrevue par rôle avec des critères pondérés, une notation déposée à l'aveugle par chaque membre du panel, un portail où la personne qui a postulé voit sa décision et repart avec le cahier de ses entrevues, une durée de conservation qui se termine par une vraie destruction, et un coût par embauche qui avoue les heures qu'il n'a pas pu chiffrer. Rien ne classe personne automatiquement, et c'est un choix, pas un oubli.


Dans cet article

Trois personnes sortent d'une salle d'entrevue. La première dit « moi je l'ai bien aimée ». Les deux autres hochent la tête. Quelqu'un écrit deux lignes dans le dossier, on passe au candidat suivant, et six mois plus tard personne ne sait plus pourquoi la personne engagée est passée devant les deux autres.

Ce n'est pas un problème d'outil, au départ. C'est un problème de trace. Le recrutement d'Odoo Community fait très bien ce qu'il annonce : le poste, la personne, la candidature, les étapes, les motifs de refus, le site d'emploi public. Tout ça existe, c'est solide, et c'est gratuit. Là où le cœur s'arrête, c'est sur l'entrevue elle-même : une seule zone de notes libres sur la candidature, et un questionnaire par poste qui additionne au mieux des points par réponse, ne pondère aucun critère, ne compare rien et ne sait pas qu'un panel existe.

On a passé la fin de l'été à écrire la partie manquante.


La grille se décide avant de rencontrer qui que ce soit

L'entrevue non structurée a mauvaise presse chez les chercheurs depuis longtemps, mais la donnée a bougé récemment et vaut la peine d'être citée correctement. En 2022, une équipe menée par Paul Sackett a repris les grandes méta-analyses de la sélection de personnel pour corriger une surestimation systématique liée à la restriction d'étendue. Résultat : la plupart des méthodes valent moins qu'on le croyait, de 0,10 à 0,20 point de corrélation, et le classement change de tête. L'entrevue structurée arrive première, à 0,42, devant les tests d'aptitudes cognitives à 0,31.

Autrement dit, la méthode la plus prédictive du rendement au travail n'est pas un test payant : c'est une entrevue qu'on a pris la peine de préparer. Et « préparer » a un sens précis, qui n'a rien à voir avec relire le CV cinq minutes avant.

Ce qu'une grille contient

Une grille d'entrevue, dans notre module, appartient à un rôle et à un tour. Elle porte des critères, chacun avec sa pondération : le cadrage du besoin peut peser deux fois plus que le français écrit, et c'est écrit avant d'avoir vu une seule personne. Certains critères sont éliminatoires, et ils sont annoncés comme tels.

Surtout, chaque critère porte des ancrages : une description en comportements observables de ce que vaut un 1, un 3 ou un 5. C'est la différence entre « il m'a semblé structuré » et « nomme le vrai problème et le prouve avec un exemple vécu ». Deux évaluateurs qui lisent le même ancrage notent la même chose. Deux évaluateurs qui improvisent notent leur humeur.

Une grille publiée ne bouge plus

Une fois publiée, une grille ne se modifie plus, ni elle ni ses critères. Pour la faire évoluer, on en tire une nouvelle version, qui est un autre enregistrement. La séance tenue l'an dernier reste donc lisible exactement telle qu'elle a été notée, avec la grille qui existait ce jour-là.

Sans ce gel, un dossier d'entrevue ne prouve rien : n'importe qui pourrait retoucher la grille après coup et rendre la décision cohérente rétroactivement. C'est précisément ce qu'on vous demandera de démontrer le jour où quelqu'un contestera.


Le dépôt à l'aveugle, ou ce qui sépare un panel d'une chambre à écho

Revenons aux trois personnes qui sortent de la salle. Le problème n'est pas qu'elles soient d'accord. Le problème, c'est l'ordre des opérations : la première note exprimée devient un point d'ancrage, et les suivantes s'en approchent sans que personne ne s'en rende compte. Vous avez payé trois avis, vous en avez reçu un.

Le module inverse l'ordre. Tant que vous n'avez pas déposé votre propre notation, vous ne voyez ni les notes ni les commentaires des autres membres du panel. Une fois déposées, toutes les notations s'affichent, avec les écarts. Et un écart n'est pas un accident à lisser : deux personnes qui divergent sur le même critère, c'est le sujet le plus utile de la rencontre de débriefing.

Techniquement, c'est une règle d'accès appuyée sur un champ calculé qui mémorise qui a déposé. On l'a écrit avec un test de mutation, c'est-à-dire un test qui casse volontairement la règle pour vérifier que c'est bien elle qui masque, et pas un heureux hasard d'affichage. Une garantie de confidentialité qu'on n'a pas essayé de briser soi-même n'est pas une garantie.


Ce que la personne qui a postulé a le droit de savoir

Le droit québécois est plus exigeant là-dessus que la plupart des employeurs le pensent.

L'article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé oblige toute entreprise qui détient un renseignement personnel sur quelqu'un à lui en confirmer l'existence, à le lui communiquer et à lui permettre d'en obtenir une copie. Les appréciations écrites pendant une entrevue sont des renseignements personnels sur la personne évaluée. Elles entrent donc dans le champ de l'article 27.

L'article 32 donne 30 jours pour répondre, et précise que le silence vaut refus. L'article 33 ajoute que l'accès est gratuit, sauf des frais raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission. Une demande d'accès arrive par courriel un mardi, personne ne sait où sont les notes, et un mois plus tard l'entreprise est en défaut sans l'avoir décidé.

Le cahier qu'on remet, et celui qu'on garde

On a donc écrit deux versions du même document. Le cahier interne montre tout : les critères, les notes, les commentaires, qui a évalué et qui a décidé. Le cahier remis à la personne montre les mêmes critères et les mêmes commentaires, mais sans le nom des évaluateurs, avec le panel réduit à son effectif et sans le nom de la personne qui a tranché.

Pourquoi ce retrait ? L'article 40 de la même loi impose de refuser la communication quand elle révélerait un renseignement personnel sur un tiers et que cette divulgation risquerait de nuire sérieusement à ce tiers. Les deux conditions comptent, et la seconde ne sera pas toujours remplie : ce n'est pas une interdiction générale de nommer vos évaluateurs. C'est notre choix par défaut, prudent, et il se change.

Le portail sert la même chose sans intervention humaine. Avant la décision, la personne voit l'état de son dossier : le poste, la date de dépôt, le nombre d'entrevues tenues, rien d'autre. Montrer des appréciations en cours de processus empoisonnerait le processus. Après la décision, elle voit la décision, son motif écrit, et elle télécharge son cahier.

Le prix de cette porte

À partir du moment où le portail existe, toute appréciation écrite est de fait remise à son sujet. Le droit d'accès cesse d'être une demande traitée à la main pour devenir automatique et permanent.

C'est voulu, et ça se dit aux panels avant d'activer le module, pas après. Le formulaire de notation le rappelle d'ailleurs à l'écran : écrivez-le en sachant que la personne évaluée a le droit de le lire. Dans les faits, ça améliore les commentaires. On écrit moins de « pas le bon fit » et plus de choses vérifiables.

Quatre règles à poser avant le prochain affichage :

  1. écrivez la grille et ses pondérations avant d'afficher le poste ;
  2. faites déposer chaque évaluateur avant qu'il ne voie les autres ;
  3. exigez un motif écrit pour tout refus après une entrevue tenue ;
  4. fixez la durée de conservation d'un dossier de candidature, et respectez-la.

Les trois premiers points ne coûtent rien et n'exigent aucun logiciel. Le quatrième, c'est une obligation légale.


Détruire pour vrai, et garder quand même la mesure

L'article 23 est explicite : quand les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli sont accomplies, l'entreprise doit le détruire ou l'anonymiser. La page de la Commission d'accès à l'information sur le recrutement le traduit sans détour : les employeurs « ne peuvent pas conserver indéfiniment les renseignements personnels des candidats qui n'ont pas été retenus », et quand les objectifs sont réalisés « il faut les détruire de façon sécuritaire ».

Un dossier de candidature qui dort depuis quatre ans dans un ERP n'est donc pas un actif. C'est une infraction qui prend de la place.

Sauf qu'une destruction bien faite emporte quelque chose d'utile au passage. Les notations sont ce qui permet de dire si une grille sépare vraiment les candidats, ou si un critère ne discrimine rien et ne sert qu'à occuper une ligne. Détruites, elles ne se reconstituent pas, et l'entreprise perd la mesure de ses propres outils en même temps que la donnée personnelle.

Or elle n'a besoin que de la mesure. Le module écrit donc, avant toute destruction, un agrégat par grille, par poste et par année : nombre de séances, nombre de personnes évaluées, score moyen, écart type, et le détail par critère avec l'écart entre évaluateurs. Aucun nom, ni de candidat ni d'évaluateur. Et l'ordre est imposé par le code : une campagne de destruction qui viserait une année non encore agrégée lève une erreur au lieu de passer. Agréger d'abord, détruire ensuite. C'est le seul ordre qui marche, parce que l'autre est irréversible.


Le vrai prix d'une embauche

SHRM rapporte un coût moyen d'environ 4 700 $ US par embauche, et une conseillère en gestion des talents citée dans le même article avance la répartition qui explique pourquoi le chiffre surprend toujours : de 30 à 40 % de coûts durs, et 60 % de coûts mous. Les coûts durs, ce sont les factures : l'affichage, l'agence, la vérification d'antécédents. Les coûts mous, c'est le temps des gens qui trient, planifient, rencontrent et décident, au lieu de faire leur travail.

Les outils comptent en général les factures et oublient le reste, parce que les factures sont faciles. Nous, on avait déjà la matière : une séance d'entrevue porte sa durée et la liste de son panel. Le produit des deux donne des heures-personnes, sans une seule saisie supplémentaire. Multiplié par le taux horaire de l'employé quand il existe, ou par un taux de repli configuré sur la société, ça donne un coût de panel réel.

Et quand le chiffre ne sait pas

Un membre de panel n'est pas forcément un employé. Un administrateur, un consultant externe ou un membre du conseil peut siéger sans dossier d'employé, donc sans taux horaire. Ces heures-là ne se valorisent pas.

Un coût par embauche qui compte zéro pour ce qu'il ignore ment vers le bas, et il ment d'autant plus que le poste a mobilisé du monde. Le module ne fait jamais ça : il compte les heures qu'aucun taux ne couvre, il marque le chiffre comme partiel, et il écrit la phrase qui dit combien d'heures manquent et pourquoi. De la même façon, un poste sans aucune embauche n'affiche pas un coût par embauche de zéro : il n'en affiche aucun, et dit que la dépense engagée court toujours.

Quel site d'emploi vaut son prix

Même logique du côté des affichages. Odoo sait déjà d'où vient une candidature quand elle arrive par le site du poste. Ce qu'il ne sait pas, c'est combien de personnes ont lu l'annonce sans postuler, et c'est précisément la moitié qui manque pour juger un site d'emploi.

On a rapproché deux modules du cœur qui ne se parlaient pas : les sources de recrutement et le raccourcisseur de liens tracés. Chaque site reçoit son propre lien court, celui qu'on colle dans l'annonce. Les visites se comptent, les candidatures se rattachent, et on obtient un taux de conversion par site, un coût par candidature, et un coût par embauche.

Même traitement pour l'inconnu : une candidature sans source n'est imputable à personne, alors le poste la compte à part et le dit, parce que le taux de conversion ne porte que sur la part qui a une source. Et les débours qu'aucun site ne porte s'affichent en toutes lettres, en dollars, à côté du reste.


Les angles morts

Un module de recrutement ne recrute pas. Celui-ci non plus.

Il n'améliore pas une grille mal écrite. Si vos critères sont vagues, la pondération ne fait que donner un air de rigueur à une impression. La qualité des ancrages est un travail humain, et c'est le vrai travail.

Il ne détecte pas la discrimination. Il rend une décision traçable, ce qui aide à la relire, mais un panel qui écarte systématiquement les mêmes profils le fera avec une grille comme sans. Sur ce terrain-là, la lecture utile reste celle de la Commission des droits de la personne, et on en a parlé dans notre article sur les normes d'entrevue d'un pays à l'autre.

Il ne classe personne. Le score aide une personne à trancher, il n'écarte aucune candidature. C'est volontaire, et c'est aussi ce que le droit encourage : l'article 12.1 impose d'informer une personne quand la décision qui la concerne est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et de lui donner l'occasion de présenter ses observations. Notre réponse à cette exigence est simple : on ne rend jamais ce genre de décision.

Les liens tracés comptent des visites, pas des personnes. Un même candidat qui ouvre l'annonce trois fois compte trois fois. Le taux de conversion est un indicateur de comparaison entre sites, pas une mesure d'audience.

Il tient à ce qu'Odoo tient. Le module se greffe sur le recrutement du cœur et n'en recopie aucun champ. Si vous n'utilisez pas déjà le pipeline d'Odoo, commencez par là ; il est gratuit et il suffit à beaucoup d'organisations.


Comment on l'a monté

Neuf modules, installables séparément. Le cahier d'entrevues fonctionne seul, et les autres viennent quand le besoin arrive : le portail du candidat, la reprise des quatre courriels que le cœur envoie, le pont de conservation, l'offre d'emploi sur le papier en-tête, son envoi en signature, les dépenses, les statistiques par site, le coût par site.

Deux détails qui vous concernent si vous êtes sur Odoo Community. D'abord, l'offre d'emploi : Community ne produit aucun document d'offre, et le module de signature d'Odoo est réservé à l'édition Enterprise. On a donc branché l'offre sur notre propre module de signature électronique, celui qui scelle le PDF et garde la preuve. Ensuite, l'offre part en signature avec son papier en-tête, pas avec le corps nu : ce que le candidat signe est exactement le document qu'il a lu.

Et une règle qu'on s'est donnée : le module refuse de rédiger une offre quand la candidature ne porte aucune condition salariale. Un document qui annonce un salaire de zéro parce qu'un champ était vide, c'est pire que pas de document.

Le tout tourne sur une démonstration publique, avec des données d'exemple : le poste, ses trois sites d'affichage, deux séances notées à deux évaluateurs et le portail du candidat. C'est le même socle que Symbifox, notre ERP tout inclus. Demandez-nous l'adresse, on vous fait faire le tour.


Ce qu'on retient

Le recrutement est l'un des rares processus où une entreprise écrit des choses sur des gens, décide sur cette base, puis oublie tout. Les trois gestes qui changent ça ne sont pas technologiques : décider la grille avant, faire écrire chacun avant de lire les autres, et assumer que ce qui est écrit sera lu par la personne concernée.

Le logiciel ne fait que rendre ces trois gestes plus faciles à poser que leur contraire. Et il ajoute ce qu'un humain ne peut pas tenir à la main : la durée de conservation qui arrive à échéance, la mesure anonymisée qui survit à la destruction, et le coût qui dit ce qu'il ne couvre pas.

Si vous recrutez quelques fois par année et que vos entrevues vivent dans des documents éparpillés, parlons de votre prochain affichage. On regardera votre processus avant de parler de logiciel.


Sources

Fermer un compte : ce que 2 596 services révèlent sur votre coût de sortie
La moitié du web se ferme d'un bouton, un tiers exige d'écrire au service à la clientèle, et 159 services sont cotés impossible. Puis la Loi 25 retourne la grille contre vous.