Vos courriels dans Odoo : fini le copier-coller depuis Outlook

Dans cet article

• Le copier-coller, symptôme d'un système qui ne tient pas : un texte tronqué, sans les pièces jointes ni la suite de la conversation, collé par la seule personne qui y a pensé.
• Une boîte de réception à même votre ERP : chacun branche sa propre boîte avec ses propres accès, sans compte partagé ni mot de passe d'équipe.
• Le tri qui se fait tout seul : des règles comme dans Outlook : des conditions, des exceptions, puis ce qu'on veut qu'il arrive.
• Ce que ça change quand quelqu'un s'absente : la collègue qui prend le relais lit toute la correspondance dans l'ordre, sans fouiller dans la boîte de personne.
• Politiques d'accès et autres démons : le module se branche par IMAP, que certains comptes d'entreprise désactivent par politique interne.
• Comment on fait : on se branche sur votre fournisseur de courriel actuel, sans avoir à en changer.

L'information de vos clients vit à deux endroits en même temps. Les projets, les factures et les soumissions sont dans votre système de gestion. Mais les conversations, les vraies, celles où le client explique son besoin, accepte une proposition ou signale un problème, sont éparpillées dans les boîtes de courriel personnelles de votre équipe. Et ces deux mondes ne se parlent pas.

Les conséquences, vous les connaissez : quelqu'un part en vacances et un dossier gèle parce que toute la correspondance est dans sa boîte. Un employé quitte et trois ans d'historique client deviennent illisibles. Deux personnes répondent au même client en même temps, ou personne ne répond du tout.

Le copier-coller, symptôme d'un système qui ne tient pas

La solution artisanale, on l'a tous pratiquée : copier le courriel important et le coller dans les notes de la tâche. Ça donne un texte tronqué, sans les pièces jointes, sans la suite de la conversation, collé là par la seule personne qui y a pensé. Trois semaines plus tard, impossible de savoir si quelqu'un a répondu, ni quoi.

Odoo sait déjà recevoir des courriels sur ses dossiers, mais seulement si le client écrit à la bonne adresse magique. Dans la vraie vie, les clients répondent à la personne, pas au dossier. Il fallait combler l'écart entre la boîte de courriel, là où le travail arrive, et l'ERP, là où le travail se gère.

Une boîte de réception à même votre ERP

Notre module ajoute à Odoo une boîte de réception complète. Chaque personne y branche sa propre boîte de courriel, avec ses propres accès : pas de compte partagé, pas de mot de passe d'équipe qui traîne. Vos courriels y apparaissent au fil de l'eau, aux côtés des messages déjà liés à des dossiers Odoo, dans une seule liste, sans doublons.

La pièce maîtresse, c'est le rattachement. Un courriel qui n'appartient encore à aucun dossier est signalé comme « orphelin » : deux clics, et il rejoint la tâche, le ticket ou la facture concernée, avec son fil de conversation complet et ses pièces jointes. Mieux : si un courriel doit devenir un nouveau dossier, on le transforme en un clic en tâche, en piste, en ticket, en dépense ou en facture. Le courriel au complet, corps et pièces jointes, atterrit dans l'historique du nouveau dossier, pas juste un bout collé dans une note. Et on répond ou on transfère sans quitter Odoo, avec sa signature : la réponse se range automatiquement au bon endroit.

Le reste, c'est du confort de tous les jours : marquer lu, répondu ou traité, reporter un courriel à demain matin, naviguer dans ses dossiers comme dans Thunderbird, tout faire au clavier. Un volet de lecture s'ouvre à côté de la liste, à droite ou en bas selon votre goût : on clique un courriel, on le lit, on répond, on le classe, on passe au suivant. Et un tableau de bord donne le volume reçu, les courriels en attente et le temps de réponse moyen : des chiffres qu'aucune boîte personnelle ne vous donnera jamais.

Le tri qui se fait tout seul

Une infolettre, un avis automatique, un « noreply » : ce courrier-là n'appelle pas votre attention immédiate. On écrit des règles comme dans Outlook : une liste de conditions, une liste d'exceptions, puis ce qu'on veut qu'il arrive. « Je suis seulement en copie conforme et c'est un courriel entrant, sauf si c'est urgent » tient dans une seule règle. Le module classe, priorise, range dans un dossier, remet à non lu ou sort le message de la boîte tout seul. Avant de faire confiance à une règle, un bouton montre ce qu'elle attraperait sur vos cinq cents derniers courriels sans rien modifier, et un autre l'applique au courrier déjà reçu. Votre boîte ne garde sous les yeux que ce qui demande une vraie réponse.

Ce que ça change quand quelqu'un s'absente

Le test décisif, c'est l'absence. Avec l'historique rattaché aux dossiers, la collègue qui prend le relais ouvre la tâche et lit toute la correspondance, dans l'ordre, sans fouiller dans la boîte de personne. Le nouvel employé fait pareil à son premier jour. Et quand un client affirme « je vous l'avais écrit en mars », la réponse est à un clic, pas dans les archives d'un ex-employé.

C'est le même principe qu'on applique partout : l'information appartient au dossier, pas à l'individu qui l'a reçue.

Politiques d'accès et autres démons

Le module se branche par IMAP, la norme ouverte d'accès aux boîtes de courriel. Microsoft 365, Gmail, et les fournisseurs indépendants comme le nôtre la parlent tous, mais certains comptes d'entreprise l'ont désactivée par politique interne : il faut alors l'activer d'abord. Ensuite, le téléphone : une application Android reprend depuis la mi-août la boîte du module, avec le classement vers les dossiers Odoo, les reports et les pièces jointes, et des notifications qui ne passent ni par Google ni par Firebase. Elle ne se télécharge pas d'une boutique publique, on l'installe avec vous. Et ce n'est pas un outil d'envoi en masse : pour les infolettres, on reste avec un outil dédié.

Reste le stockage : garder l'historique complet de plusieurs boîtes consomme de l'espace disque. Sur un hébergement bien dimensionné c'est négligeable, mais une boîte de 50 000 courriels ne pèse pas rien.

Comment on fait

On branche le module sur votre fournisseur de courriel actuel : pas besoin d'en changer. Cela dit, c'est souvent le moment où nos clients se posent la question plus large de leur courriel : l'héberger soi-même ou non, et pourquoi certains messages finissent dans les indésirables. Les trois sujets vont bien ensemble : une fois le courriel pris au sérieux comme infrastructure, autant le faire au complet.

Si l'historique de vos clients est éparpillé dans quatre boîtes Outlook, discutons de vos courriels.

Sources

• Le module bf_email_management sur notre dépôt GitHub et sa fiche sur notre page modules
• IMAP (RFC 9051) : la norme ouverte utilisée pour se brancher à votre boîte