Se rendre au contenu

Votre contact est en vacances : le savoir au moment d'écrire, pas trois jours plus tard

Une période datée sur la fiche du contact, la relève nommée, et un bandeau au moment où vous écrivez, textez ou appelez.

TL;DR : un client part deux semaines, son répondeur vous l'annonce, et le mardi suivant plus personne ne s'en souvient. Les plateformes de démarchage lisent ces répondeurs depuis des années, mais elles s'en servent pour mettre une campagne en pause, jamais pour avertir la personne qui écrit un courriel ordinaire. Notre module Absences des contacts pose l'information là où elle sert : une période datée sur la fiche du contact, avec le nom de la relève, et un bandeau qui apparaît au moment où vous écrivez, textez ou appelez. Il n'empêche jamais un envoi. Il propose de programmer le message au matin du retour et pose un rappel pour reprendre le fil. Les répondeurs reçus deviennent des suggestions qu'un humain accepte d'un clic, jamais des écritures automatiques.


Dans cet article

« Je serai absent jusqu'au 15 septembre. » Vous avez lu cette phrase il y a trois semaines, dans la réponse arrivée douze secondes après votre courriel. Vous l'avez lue, vous avez haussé les épaules, et vous êtes passé à autre chose.

Le mardi suivant, vous relancez. Le jeudi, votre collègue relance aussi, parce qu'il ne savait pas. Le devis attend, le dossier n'avance pas, et pendant tout ce temps il y avait quelqu'un d'autre à qui écrire : le répondeur donnait son adresse, en toutes lettres, à la ligne suivante.

L'information était là. Elle est arrivée chez vous, gratuitement, et elle est morte dans une boîte de réception.

Odoo sait déjà tenir les congés de vos employés : c'est le rôle de son application Congés, avec ses soldes, ses approbations et son calendrier d'équipe. La fiche d'un client, d'un fournisseur ou d'un partenaire, elle, n'a aucune case pour ça. C'est exactement le trou qu'on a bouché.


Les outils qui lisent déjà les répondeurs, et à quoi ça leur sert

La détection des répondeurs d'absence n'a rien de neuf. Salesloft la vend depuis 2022 : l'outil reconnaît le message automatique, en extrait la date de retour même quand elle est écrite « je reviens le mardi de la semaine prochaine », et replace les étapes de la campagne. lemlist fait la même chose, avec une lecture de la date par intelligence artificielle et une tâche créée au jour du retour.

Un détail de l'annonce de Salesloft mérite d'être retenu, parce qu'il est juste : les étapes ne reprennent pas le jour du retour, mais le lendemain. Le premier matin, votre message serait noyé dans les quatre cents autres. Le lendemain, il a une chance d'être lu.

Ces outils protègent une campagne. Ce sont des machines à cadence, et le répondeur sert à ne pas gaspiller une étape. Personne, dans cette catégorie, n'avertit l'humain qui s'apprête à écrire un courriel ordinaire, à envoyer un texto ou à composer un numéro. La documentation de lemlist le dit d'ailleurs sans détour à propos de sa propre détection : « la campagne n'est pas automatiquement mise en pause ni relancée par cette fonction ». Elle déplace une étape, elle ne prévient personne.

Si vos relances commerciales vivent déjà dans votre ERP, c'est un sujet voisin qu'on a traité ailleurs : le démarchage dans votre Odoo. L'absence d'un contact, elle, déborde largement du démarchage.


Reconnaître un répondeur est plus difficile qu'il n'y paraît

Il existe une norme pour ça. La RFC 3834, publiée en 2004, recommande que toute réponse automatique porte une étiquette technique qui dit « ceci vient d'une machine ». Le mot qui compte est recommande : ce n'est pas une obligation, et une bonne partie des logiciels de courriel ne la posent tout simplement pas.

Pire, la même norme prévoit une deuxième étiquette pour les messages produits par une machine sans être une réponse : vos rapports de sauvegarde, vos confirmations de rendez-vous, vos réinitialisations de mot de passe. Un filtre qui accepte les deux étiquettes attrape tout le courrier de service de votre organisation et le prend pour des vacances. C'est le genre d'erreur qui se règle en une ligne, à condition de l'avoir vue passer.

Reste donc l'objet du message, et là, c'est le monde réel. « Réponse automatique », « Automatic reply », « Absence du bureau », parfois rien du tout. L'objet français d'Outlook glisse même une espace insécable avant le deux-points, invisible à l'œil, suffisante pour faire échouer un filtre écrit trop vite.

Et la date de retour, quand elle y est, est de la prose : « de retour le 17 août » sans l'année, « du jeudi 13 aout au vendredi 21 aout inclus » sans les accents, « je répondrai à mon retour au bureau le lundi 4 mai ». Un humain lit ça sans effort. Une expression régulière, non.

C'est pour cette raison que le module propose au lieu d'écrire. Un répondeur reconnu crée une suggestion, rangée dans la file des absences proposées, avec les dates lues. Quelqu'un l'accepte d'un clic, ou la refuse. Une fiche fausse est pire qu'une fiche vide.


Une période datée sur la fiche, avec une date de retour obligatoire

L'absence n'est pas une case à cocher. C'est une période : du tel jour au tel jour, une nature choisie dans une liste courte (vacances, congé, fermeture, formation ou congrès, autre), et surtout la relève, c'est-à-dire à qui écrire pendant ce temps-là : une fiche de contact, ou un simple texte comme « l'accueil » ou un numéro de téléphone.

La date de fin est obligatoire, et c'est une décision, pas un oubli. Une absence sans retour laisse un avertissement allumé pour l'éternité, et un avertissement qui crie au loup se fait désarmer au troisième affichage. Pas de retour, pas d'absence.

Une fermeture d'entreprise n'est pas une absence de personne : posée sur une société, elle avertit pour tous les contacts qui lui sont rattachés, avec une formulation qui parle de fermeture et de réouverture plutôt que d'absence. Trois personnes de la même entreprise qui répondent la même fermeture, c'est une seule information à saisir.

Petit détail qui a son importance : la phrase affichée est nominale. « Dominique Fortin : absence jusqu'au 15 septembre 2026, retour le 16 septembre 2026 » plutôt que « Dominique Fortin est absent ». Une fiche contact ne porte aucun genre, et le deviner à partir d'un prénom se trompe sur de vraies personnes.


Le bandeau apparaît là où le geste se fait

Un rapport qu'on lit le lundi ne sert à rien. L'avertissement doit arriver à la seconde où vous vous apprêtez à écrire.

Il apparaît donc dans le fil de discussion de n'importe quelle fiche, qu'il s'agisse d'une tâche, d'une opportunité ou d'un billet d'assistance, et en tête de la fiche du contact elle-même. Il apparaît dans la fenêtre de rédaction complète, celle qui sert aussi quand vous répondez depuis votre boîte de courriel intégrée à Odoo. Il apparaît en tête d'une conversation par texto, avant d'avoir tapé un seul mot. Un quatrième pont, qui tourne déjà mais n'est pas encore dans le dépôt public, l'affiche aussi dans le téléphone logiciel, sur le correspondant en cours.

Le bandeau nomme trois choses : qui est absent, jusqu'à quand, et à qui écrire pendant ce temps-là. Au-delà de trois destinataires absents, il en nomme trois et compte le reste, parce qu'un mur de texte n'est plus un avertissement.

Ce qu'il ne fait jamais, c'est bloquer. Écrire à quelqu'un en vacances est souvent exactement ce qu'on veut : que ça l'attende à son retour, dans sa boîte, sans qu'on ait à y repenser.

Schéma : le bandeau d'absence au moment d'écrire Schéma du bandeau qui apparaît dans le fil de discussion d'une tâche au moment d'écrire. Il donne la période d'absence avec sa date de retour, la nature de l'absence, le nom de la personne qui prend la relève, et deux boutons : programmer le message au matin du retour, ou envoyer tout de suite. L'envoi n'est jamais bloqué. Fil de discussion · au moment d'écrire Destinataire absent, retour daté Nature de l'absence vacances Relève pendant l'absence nommée sur la fiche Programmer au retour un clic, envoi différé Envoyer tout de suite toujours possible Le bandeau informe, il ne bloque jamais un envoi.


Programmer au retour, plutôt que de renoncer

À côté du bandeau, un bouton. « Programmer à son retour », dans la fenêtre de rédaction, range votre message dans les envois différés d'Odoo, daté du matin de son retour, à 9 h par défaut. Si plusieurs destinataires sont absents, c'est le retour le plus tardif qui compte. Vous écrivez pendant que vous y pensez, le message part quand il a une chance d'être lu, et vous n'avez rien à noter nulle part.

C'est l'idée de Salesloft, appliquée à un courriel écrit à la main plutôt qu'à une campagne. Salesloft attend un jour de plus, alors que le bouton vise le premier matin. L'autre différence, c'est que vous gardez la main : rien ne se replanifie tout seul dans votre dos.


Le rappel de reprise, avec de quoi reprendre

Quand quelqu'un revient de trois semaines de vacances, on veut souvent reprendre le fil. Le module pose une activité au lendemain du retour, sur la fiche du contact, assignée par défaut à la personne qui a noté l'absence, ou à celle qu'on a choisie pour le suivi.

Un rappel qui dit « prendre des nouvelles » se ferme sans rien faire. Celui-là nomme le dernier échange que vous avez eu avec cette personne, par exemple « Dernier échange : Devis 2026-0042 ». Il vous rend une prise, pas une bonne intention. Et si la date de retour bouge, le rappel se déplace avec elle.


Quand c'est vous qui partez

Le problème a un envers. Vos clients vous écrivent aussi pendant que vous êtes au chalet, et votre répondeur est souvent le seul message de l'année que vous n'avez jamais relu : on ne reçoit pas son propre courrier sortant.

Un cinquième module, publié avec les autres, relie les deux bouts. Le geste « Je m'absente » demande les dates, la relève, le ton du message et s'il faut refuser les invitations qui tombent pendant la période. Il affiche le texte exact avant d'armer quoi que ce soit. Ensuite, le répondeur suit l'absence : il s'arme pour la période, se déplace si les dates bougent et s'éteint si l'absence est retirée.

Deux messages sont fournis à l'installation, à réécrire à votre façon : un qui annonce un délai (« je voyage jusqu'au 12, mes réponses seront plus lentes ») et un qui annonce une absence. Sans texte, rien ne s'arme. Un répondeur vide envoyé à un client coûte plus cher qu'un silence.

Deux limites tiennent le reste. N'importe qui peut noter qu'un collègue est absent, mais armer un répondeur, c'est écrire à des clients sous son nom et depuis sa boîte : ça revient à la personne concernée ou à l'administrateur du courriel. Et rien ne s'arme jamais pour un contact externe. Son absence reste une information pour vous, pas un engagement qui répond à sa place.


Les fermetures qui se savent un an d'avance

Il y a des absences qu'aucun répondeur n'a besoin de vous apprendre. Au Québec, les vacances de la construction sont fixées par les conventions collectives et publiées des années d'avance par la Commission de la construction du Québec : du 19 juillet au 1er août en 2026, du 20 décembre 2026 au 2 janvier 2027 pour le congé d'hiver, du 25 juillet au 7 août en 2027, puis du 19 décembre 2027 au 1er janvier 2028.

Et ça ne concerne pas que vos clients du secteur. La CCQ estime qu'environ le quart de la main-d'œuvre active du Québec prend ses vacances pendant cette même période estivale. Si votre relance tombe là, ce n'est pas un hasard de calendrier, c'est le calendrier.

Le module porte ces fenêtres et un assistant qui les sème : vous choisissez la fermeture, puis des entreprises nommées ou tout un secteur d'activité. Il peut écarter les entreprises qui n'ont ni contact rattaché ni adresse courriel, et ne double jamais une période déjà connue. La prochaine fenêtre, celle des Fêtes, commence le 20 décembre : c'est en novembre qu'il faut la semer, pas le 19.

Trois gestes qui ne demandent aucun logiciel et qui règlent déjà la moitié du problème :

  1. Quand un client vous annonce son départ au téléphone, notez la date de retour, pas la date de départ. C'est celle dont vous aurez besoin.
  2. Demandez systématiquement qui prend la relève. La plupart des gens le disent volontiers, et presque personne ne le demande.
  3. Mettez vos fermetures sectorielles connues au calendrier une fois par année, en janvier. Ça prend dix minutes et ça vous évite trois relances mortes en juillet.


Le calendrier que vous tenez déjà à la main

Avant d'avoir un module, on note les vacances de ses clients quelque part. Très souvent, c'est un calendrier partagé où quelqu'un écrit « Vacances - Prénom Nom » le jour du départ, et parfois « Retour de vacances Prénom » le jour du retour.

Un pont lit ce calendrier, quand il est tenu dans Nextcloud, et en tire des propositions. Il comprend les deux formes qu'on trouve dans la vraie vie : le marqueur seul, qui donne une absence sans date de fin à compléter d'un geste, et la paire départ et retour, qui donne une période complète. Il apprend aussi les raccourcis, une ligne à la fois : des initiales, un surnom, le nom d'un dossier plutôt que d'une personne. Un nom d'entreprise entre parenthèses, lui, est reconnu d'office.

Deux choses qu'il ne fait pas, volontairement. Il n'écrit jamais dans le calendrier : celui-ci reste la feuille de notes de son propriétaire. Et il ne crée aucun contact. Une entrée qu'il ne reconnaît pas est rapportée telle quelle, avec son titre, plutôt que rattachée au client qui lui ressemble le plus. Confondre deux personnes qui portent le même prénom, c'est envoyer le courrier d'un client à un autre.


Partir avec un an de répondeurs déjà lus

Un outil d'absences qui démarre vide ne rend service à personne pendant des mois. Or votre boîte contient déjà des dizaines de répondeurs reçus depuis un an, que personne n'a jamais relus.

Une passe de rattrapage, « Lire le courrier déjà reçu », les relève une seule fois sur les 400 derniers jours : assez pour couvrir un été et un hiver complets, sans relire des années d'archives. Elle range les périodes trouvées dans les absences proposées et n'écrit rien toute seule. Le premier matin, la file se trie en quelques minutes, d'un clic par ligne.

Au quotidien, il suffit ensuite de deux boutons. Le filtre « Absents aujourd'hui », sur la liste des contacts, dit à qui éviter d'écrire ce matin. Et quand quelqu'un rentre plus tôt que prévu, « Rentré plus tôt » éteint l'avertissement le jour même, pour qu'il ne reste pas allumé sur une personne qui vous répond déjà.


Ce qu'on a refusé de garder

Une absence est une donnée personnelle. On a donc décidé, dès le départ, de ce qu'on n'écrirait pas.

Ce qui est gardé : une période, une nature prise dans une liste de cinq choix, un nom de relève, et au besoin une ligne de note. Ce qui n'est jamais gardé : le texte libre du répondeur, et tout motif de santé. La liste des natures est courte exprès, et elle ne contient aucune case « maladie ».

Le reste suit la même logique : l'information vient de ce que la personne vous a écrit elle-même ou de ce qu'elle vous a dit au téléphone, jamais d'une déduction. Si ces questions de collecte et de conservation vous parlent, on a fait le tour de ce que la loi québécoise exige dans Loi 25, quatre ans plus tard.


Ce que ça ne résout pas

Le module ne devine rien. Si personne ne saisit jamais rien et qu'aucun répondeur n'arrive, il reste vide. C'est un outil d'équipe, et il vaut ce que vaut l'habitude de l'alimenter.

Beaucoup de répondeurs n'annoncent aucune date lisible. Ceux-là arrivent en suggestion vide et attendent une décision humaine, ce qui est le comportement voulu mais reste un geste à faire.

Il y a aussi un faux positif connu : quand quelqu'un répond à la main à un répondeur, sa réponse garde l'objet « Réponse automatique » et se fait reconnaître comme telle. La suggestion arrive, et un humain la refuse d'un clic.

La lecture des dates fonctionne sans intelligence artificielle : les règles de lecture sont écrites en clair. Quand un assistant est branché, il relit chaque répondeur reconnu, et ses dates l'emportent quand il trouve le départ et le retour. Un module installé sur une instance sans IA fonctionne quand même, avec un peu moins de rattrapage sur les formulations bizarres.

Enfin, le bandeau ne suit pas encore vos gens sur l'application mobile, et le module ne retient volontairement aucune relance de facture en souffrance. Une personne en vacances reste une personne à qui une facture est due : on avertit, on laisse partir.


Notre position

Absences des contacts fait partie de Symbifox, notre suite de modules qui s'ajoutent à Odoo Community. Le socle et trois de ses ponts sont publics sur GitHub, sous une licence (BUSL 1.1) qui autorise l'usage en production pour vos propres besoins et qui bascule en licence libre (LGPL) au plus tard quatre ans après chaque version. Vous pouvez lire chaque ligne, et votre instance continue de tourner sans nous.

Ce qu'on facture, c'est l'hébergement et le soutien, jamais le droit d'usage. C'est la règle pour tous nos modules.

Si votre équipe tient déjà un calendrier de vacances clients dans un coin, on peut le brancher plutôt que de vous demander de tout ressaisir. Et si vous n'en tenez pas, la lecture des répondeurs suffit à faire naître les premières fiches toute seule. Simplifions ça ensemble.

La suite logique, c'est de ne plus deviner du tout : quand deux organisations utilisent chacune leur Odoo, l'absence pourrait voyager de l'une à l'autre comme le fait déjà une tâche partagée entre deux Odoo qui se parlent. Ce n'est pas fait, et ça viendra probablement par là.

Vous perdez des semaines parce que la bonne personne était en vacances et que personne ne le savait? On en jase quand vous voulez.


Sources

Deux Odoo qui se parlent : confier une tâche à un partenaire sans lui ouvrir le vôtre
La fédération relie votre Odoo à celui de votre partenaire : la tâche apparaît chez lui, sa réponse revient chez vous, et personne n'ouvre un compte de plus.