TL;DR : Un robot preneur de notes n'emporte pas qu'un résumé : il emporte l'audio, la transcription mot à mot, souvent l'empreinte vocale, et tout ce qu'on a dit des absents. Au Québec, informer les gens de la collecte est une obligation (Loi 25), et confier l'enregistrement à un service hors du Québec exige d'abord une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une entente écrite. Les conditions d'un fournisseur peuvent changer, et une poursuite contre Otter.ai avance en Californie. Une chaîne qui ne sort pas de chez vous existe (Whisper, licence MIT, et un modèle de langage local), mais elle se trompe aussi : la relecture par une personne présente reste la dernière étape.
Avertissement : ce texte vulgarise un cadre légal, sans être un avis juridique. Les articles cités viennent de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, du Code civil du Québec et du Code criminel. La portée exacte d'une obligation dans votre organisation se valide avec un conseiller juridique.
Dans cet article
- Ce que le robot emporte en quittant la salle : l'audio, la transcription et l'empreinte vocale partent avec l'outil, et les absents dont on parle n'ont rien accepté.
- Le oui de l'hôte ne couvre pas toute la table : une poursuite contre Otter.ai avance, et au Québec il faut informer chaque personne des fins et des moyens de la collecte.
- Quand l'enregistrement sort du Québec : un service hors du Québec exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et une entente écrite.
- Les conditions d'utilisation bougent, votre contrat devrait rester : Zoom a réécrit ses conditions en 2023 après une polémique, d'où six questions dont la réponse doit figurer au contrat.
- L'assistant inclus dans votre suite n'est pas une échappatoire : le mode sans transcription de Copilot existe, mais les requêtes peuvent rester conservées chez un fournisseur américain.
- La chaîne qui ne sort pas de chez vous : Whisper et pyannote.audio sous licence MIT, plus un modèle de langage local, sur du matériel que vous contrôlez.
- L'IA invente aussi, même hébergée chez vous : environ 1 % des transcriptions de Whisper contenaient des phrases inventées, donc une personne présente relit avant l'envoi.
- Une règle de réunion en six lignes : annoncer, couper la jonction automatique, exclure certaines rencontres, détruire l'audio, relire et refuser les assistants externes.
- Chez Blue Fox : la règle et l'évaluation d'abord, puis une chaîne hébergée au Québec qui verse les comptes rendus dans Odoo.
Lundi, 9 h 02. Dans la liste des participants de votre rencontre de direction, entre la directrice financière et le conseiller externe, il y a une ligne que personne n'a invitée : « Notetaker ». Le conseiller a branché un assistant de prise de notes sur son agenda il y a trois mois, et l'assistant suit l'agenda. Il écoute la discussion sur la restructuration, sur le client qui paie en retard, sur l'employé en arrêt de travail. À 10 h, il envoie un résumé impeccable à tout le monde. Le résumé, c'est la partie visible.
Ce genre de scène n'a rien de théorique. En 2024, un ingénieur a raconté au Washington Post qu'après un appel Zoom avec des investisseurs, l'outil Otter lui avait envoyé la transcription de la rencontre, mais aussi celle de la conversation que les investisseurs avaient poursuivie après son départ, avec des détails confidentiels sur une entreprise. L'affaire ne s'est pas conclue.
On a déjà comparé les outils infonuagiques de prise de notes dans notre panorama des assistants de réunion. Ce billet-ci pose les questions qui viennent avant le choix d'un outil : ce qui part, qui l'a accepté, ce que la loi québécoise vous demande, et à quoi ressemble la version qui reste chez vous.
Ce que le robot emporte en quittant la salle
Un compte rendu tient sur une page. Ce qui le précède pèse beaucoup plus lourd : le fichier audio complet, la transcription mot à mot, la liste des participants, et souvent une empreinte vocale qui permet à l'outil de reconnaître chaque personne d'une rencontre à l'autre. La poursuite contre Otter.ai allègue justement que le service conserve le contenu des conversations, les empreintes vocales et d'autres renseignements personnels, notamment pour entraîner ses modèles de reconnaissance vocale. Ce sont des allégations, pas des faits établis par un tribunal. Elles décrivent quand même bien ce qu'un tel outil a techniquement entre les mains.
Une réunion contient aussi des gens qui n'y sont pas. On y parle du client qui conteste une facture, de la candidate retenue, du collègue en congé de maladie. Ces personnes n'ont rien accepté : ni la transcription, ni le service, ni ses conditions. Pour une PME, c'est souvent le contenu le plus sensible de la semaine, plus que les courriels, justement parce qu'on y parle librement.
Le oui de l'hôte ne couvre pas toute la table
La poursuite déposée contre Otter.ai le 15 août 2025 en Californie part de là. Selon la plainte, rapportée par NPR, l'outil demande par défaut la permission d'enregistrer à l'hôte de la rencontre, mais pas aux autres participants. Et quand l'hôte a relié son agenda Google Meet, Zoom ou Teams au service, l'assistant peut se joindre à la rencontre sans le consentement explicite de qui que ce soit, l'hôte compris. Les recours ont été regroupés, et le 13 août 2026, la juge Eumi K. Lee a refusé de rejeter le cœur de la plainte : les volets fondés sur la loi fédérale américaine sur l'écoute électronique, sur la loi californienne contre l'interception et sur la loi de l'Illinois sur les données biométriques, qui vise les empreintes vocales, vont de l'avant. D'autres volets ont été écartés. Rien n'est jugé sur le fond : le dossier passe simplement l'étape où un juge aurait pu l'arrêter net.
Au Canada, le Code criminel ne fait pas d'un enregistrement une infraction quand l'une des personnes qui prennent part à la conversation y consent (art. 184 (2) a)). Beaucoup s'arrêtent là, et c'est une erreur. Le Code civil du Québec range parmi les atteintes à la vie privée le fait d'intercepter ou d'utiliser volontairement une communication privée (art. 36). Et la loi québécoise sur le secteur privé, modernisée par la Loi 25, oblige quiconque recueille des renseignements personnels auprès d'une personne à l'informer, au moment de la collecte, des fins et des moyens de cette collecte (art. 8). Une voix, des propos attribués à un nom, un avis sur un employé : ce sont des renseignements personnels.
En pratique, le minimum défendable tient en une phrase dite au début de la rencontre : la rencontre est transcrite par tel outil, pour produire le compte rendu, qui sera envoyé à telles personnes. Avec une vraie possibilité de dire non. Ce billet n'est pas un avis juridique : pour un cas limite (santé, ressources humaines, litige), parlez-en à votre responsable de la protection des renseignements personnels ou à votre avocate.
Quand l'enregistrement sort du Québec
La plupart des preneurs de notes infonuagiques traitent l'audio aux États-Unis ou en Europe. La loi québécoise n'interdit pas ce transfert, elle le soumet à des conditions. Avant de communiquer un renseignement personnel à l'extérieur du Québec, l'entreprise doit faire une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) qui tient compte de la sensibilité du renseignement, de la finalité de son utilisation, des mesures de protection, y compris contractuelles, et du régime juridique de l'État de destination (art. 17). La communication doit faire l'objet d'une entente écrite. Et la règle vaut aussi quand l'entreprise confie à quelqu'un hors du Québec le soin de recueillir, d'utiliser ou de conserver ces renseignements pour son compte : c'est très exactement le travail d'un service de transcription.
S'abonner à un tel outil est aussi, au sens de la loi, un projet d'acquisition d'un système d'information qui implique des renseignements personnels. Ça déclenche une EFVP dès le départ, avec consultation du responsable de la protection des renseignements personnels (art. 3.3). L'évaluation doit être proportionnée : quelques réunions d'équipe sans contenu sensible n'appellent pas le même exercice qu'un comité des ressources humaines. Mais elle doit exister, et un essai gratuit activé par un employé un mardi après-midi n'en a jamais fait l'objet. On a fait le point sur ce que la Loi 25 a vraiment changé pour les PME, et sur les raisons pour lesquelles la juridiction d'un fournisseur compte dans notre article sur le Cloud Act.
Les autorités canadiennes de protection de la vie privée, dont la Commission d'accès à l'information du Québec, ont signé en décembre 2023 des principes pour l'IA générative qui vont dans le même sens : un consentement valable quand il sert d'assise légale, des fins appropriées, des évaluations comme l'EFVP, et des résultats aussi exacts que l'exige leur usage. Ce dernier point reviendra plus bas.
Les conditions d'utilisation bougent, votre contrat devrait rester
À l'été 2023, Zoom s'est retrouvée au cœur d'une polémique : une mise à jour de ses conditions d'utilisation, faite plus tôt dans l'année, a été lue comme une permission d'entraîner ses modèles d'IA avec le contenu de ses clients. Le 7 août, l'entreprise a publié une mise au point, puis a modifié ses conditions : elle n'utilise ni l'audio, ni la vidéo, ni le clavardage, ni le partage d'écran, ni les pièces jointes de ses clients pour entraîner ses modèles ou ceux de tiers. La leçon ne porte pas sur Zoom, qui a corrigé le tir. Elle porte sur le mécanisme : ce qui vous protège ce matin est un texte que le fournisseur peut réécrire.
Otter, de son côté, ne cache pas l'entraînement. Sa politique dit obtenir une permission explicite, par une case que l'usager coche, pour entraîner ses systèmes sur les transcriptions de réunions, après les avoir « dépersonnalisées ». La plainte conteste précisément que cette dépersonnalisation retire les informations confidentielles. Remarquez surtout qui coche la case : le titulaire du compte, pas les gens à qui il parle.
Le réflexe utile consiste à poser les mêmes questions à chaque fournisseur et à exiger les réponses par écrit, dans le contrat ou l'entente de traitement des données, pas dans une page d'aide qui peut changer demain.
| La question | La réponse qui rassure | La réponse qui doit vous arrêter |
|---|---|---|
| Où l'audio est-il traité et conservé? | Au Canada, idéalement au Québec, nommément dans le contrat | « Dans le nuage », sans pays précisé |
| Les enregistrements servent-ils à entraîner des modèles? | Non, par défaut et par contrat | Oui, une fois « dépersonnalisés », ou par une option cochée d'avance |
| Combien de temps sont-ils conservés? | Une durée que vous fixez, avec une suppression vérifiable | Tant que le compte existe |
| L'outil se joint-il seul aux rencontres de l'agenda? | Jamais sans un geste explicite de l'organisateur | Oui, dès que l'agenda est branché |
| Qui reçoit le résumé automatiquement? | L'organisateur, qui relit avant de diffuser | Tous les participants, externes compris |
| Quels sous-traitants touchent aux données? | Une liste publiée, avec les pays où ils opèrent | Aucune liste, ou « nos partenaires de confiance » |
L'assistant inclus dans votre suite n'est pas une échappatoire
Si votre organisation vit dans Microsoft 365, Copilot dans Teams semble régler la question : pas d'outil tiers, et les données restent dans votre locataire. Microsoft offre même un réglage, « Uniquement pendant la réunion », où Copilot produit des notes et des tâches sans transcription ni enregistrement. C'est un choix sensé pour une rencontre délicate, avec un revers assumé : après la réunion, Copilot n'apparaît pas dans le récapitulatif, et ce qu'on veut garder doit être copié avant la fin.
La même page d'aide contient toutefois une mise en garde à lire attentivement : selon les stratégies de rétention de votre organisation, les requêtes et les réponses de Copilot peuvent être conservées à des fins de conformité, même sans transcription, et retrouvées par une recherche eDiscovery. « Pas de transcription » ne veut donc pas dire « rien de conservé ». Et le locataire, aussi bien protégé soit-il, reste chez un fournisseur américain : la question de la juridiction ne disparaît pas parce que l'outil est inclus dans la licence.
La chaîne qui ne sort pas de chez vous
Un compte rendu automatique se fabrique en trois étapes, et chacune peut tourner sur du matériel que vous contrôlez, dans vos locaux ou chez un hébergeur au Québec.
La transcription d'abord. Whisper, le moteur de reconnaissance vocale publié par OpenAI, est sous licence MIT, code et poids des modèles compris : on le télécharge et on l'exécute sans compte ni abonnement. Il existe en six tailles, de « tiny » à « turbo », qui demandent d'environ 1 à 10 Go de mémoire vidéo. Pour un dirigeant, ça se résume ainsi : un poste bien équipé suffit pour les petits modèles, les meilleurs réclament une carte graphique dédiée.
Ensuite, la séparation des intervenants, qu'on appelle diarisation, attribue chaque passage à une voix. La bibliothèque de référence, pyannote.audio, est elle aussi sous licence MIT. Son modèle communautaire se télécharge après l'acceptation de conditions d'utilisation, et l'éditeur propose en parallèle un service payant qui tourne sur ses propres serveurs. Le choix mérite d'être fait en connaissance de cause : c'est le modèle local qui garde l'audio chez vous.
Enfin, un modèle de langage transforme la transcription en compte rendu structuré : points discutés, décisions, suivis à faire. Ce modèle peut lui aussi tourner localement, comme on l'a montré avec Ollama pour une IA locale et privée et avec un assistant monté sur Ollama et Open WebUI.
Le coût change de nature. Plutôt qu'un abonnement par usager qui grimpe avec l'équipe, on paie une machine, ou un serveur hébergé, et le temps de la mettre en place. Pour une organisation qui tient quelques réunions par semaine, un poste existant doté d'une meilleure carte graphique peut suffire. Pour celle qui transcrit tous les jours, un serveur dédié se justifie.
L'IA invente aussi, même hébergée chez vous
Héberger la chaîne règle la fuite. Ça ne règle pas l'erreur. Des chercheuses et des chercheurs de Cornell et d'autres universités américaines ont analysé Whisper et présenté leurs résultats à la conférence ACM FAccT, en juin 2024 : environ 1 % des transcriptions contenaient des phrases entières inventées, absentes de l'audio, et 38 % de ces hallucinations comportaient des contenus nuisibles, comme de la violence ou de faux renseignements personnels. Le phénomène était plus fréquent chez les personnes qui parlent avec de longues pauses. Cornell précise qu'OpenAI a amélioré le modèle depuis et que le taux a baissé : le chiffre décrit la version étudiée en 2023, mais le mécanisme, lui, n'a pas disparu.
S'ajoutent les faiblesses classiques de la transcription : noms propres, jargon du métier, accents marqués, voix qui se chevauchent. L'étape du résumé apporte ensuite ses propres erreurs : un modèle de langage peut attribuer une décision à la mauvaise personne, transformer une hypothèse en engagement, ou laisser tomber la réserve qui changeait tout.
La règle qui en découle tient en une phrase : une personne qui était présente relit avant que le compte rendu parte, et elle relit d'abord les décisions et les tâches assignées, parce que ce sont les lignes sur lesquelles les gens vont agir. L'IA enlève la corvée de la retranscription. Elle ne signe pas le compte rendu à votre place.
Une règle de réunion en six lignes
Le risque le plus courant n'est pas un outil mal choisi par la direction. C'est un outil que personne n'a choisi : un employé ou un partenaire qui branche son propre assistant sur son agenda, exactement le phénomène décrit dans notre billet sur le shadow AI. Une règle courte, écrite et connue de tous règle la plupart des cas, et elle trouve naturellement sa place dans votre politique d'utilisation de l'IA.
Ce qu'on recommande d'écrire noir sur blanc :
- Toute transcription est annoncée au début de la rencontre, avec l'outil utilisé et la liste de diffusion du compte rendu.
- Aucun assistant ne se joint seul à une rencontre : la jonction automatique depuis l'agenda est désactivée.
- Certaines rencontres ne sont jamais transcrites : entretiens individuels, santé, litiges, négociations.
- L'audio est détruit après une durée fixée, une fois le compte rendu approuvé.
- Une personne présente relit le compte rendu avant sa diffusion.
- Un participant externe qui arrive avec son propre assistant est invité à le retirer, sinon la rencontre n'est pas transcrite.
Chez Blue Fox
Notre approche part de la section précédente : la règle d'abord, l'outil ensuite. On aide à écrire la règle de réunion et l'EFVP qui l'accompagne, puis on met en place une chaîne de comptes rendus hébergée au Québec, où l'audio, la transcription et le résumé restent sous votre contrôle. Les comptes rendus arrivent dans notre module Rencontres pour Odoo, à côté de l'ordre du jour, avec les décisions et les suivis assignés, prêts à relire.
Pour une organisation qui préfère garder un outil infonuagique, on fait aussi l'exercice inverse : passer le fournisseur au crible des six questions, et dire franchement si ses réponses tiennent.
Vos réunions sont déjà transcrites quelque part, ou le seront bientôt? Parlons de vos réunions.
Sources
- NPR, 15 août 2025 : le dépôt de la poursuite contre Otter.ai, le consentement demandé à l'hôte seulement, la case d'entraînement et l'affaire des investisseurs rapportée par le Washington Post (en anglais).
- In re Otter.AI Privacy Litigation, ordonnance du 13 août 2026 : les allégations sur les empreintes vocales et l'entraînement, et les volets maintenus ou écartés par la juge Eumi K. Lee (en anglais).
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé : l'EFVP d'un projet de système d'information (art. 3.3), l'information au moment de la collecte (art. 8) et la communication hors du Québec (art. 17).
- Code criminel, article 184 : l'interception permise avec le consentement de l'une des personnes qui prennent part à la communication.
- Code civil du Québec, article 36 : l'interception ou l'utilisation d'une communication privée comme atteinte à la vie privée.
- Principes pour des technologies de l'IA générative responsables, dignes de confiance et respectueuses de la vie privée : le texte du 7 décembre 2023 signé par les autorités fédérale, provinciales et territoriales, dont la Commission d'accès à l'information.
- Zoom, mise au point sur ses conditions d'utilisation et l'IA : l'engagement de ne pas entraîner de modèles sur le contenu des clients, publié le 7 août 2023 (en anglais).
- Microsoft, utiliser Copilot sans transcrire ni enregistrer une réunion Teams : le réglage « Uniquement pendant la réunion » et la rétention possible des requêtes et réponses.
- Whisper : la licence MIT sur le code et les poids, les six tailles de modèle et la mémoire vidéo que chacune demande (en anglais).
- pyannote.audio : la licence MIT, le modèle communautaire soumis à conditions et le service payant de l'éditeur (en anglais).
- Koenecke et coll., « Careless Whisper: Speech-to-Text Hallucination Harms » : le taux de transcriptions hallucinées et la part de contenus nuisibles (en anglais).
- Cornell Chronicle, 11 juin 2024 : la présentation à FAccT et l'amélioration du modèle depuis l'étude (en anglais).